How I Manage Projects & Tasks in a Custom App I Built with Claude Code

1. 핵심 주장 (Core Claims)

• 제라드 힐(Jerad Hill)은 디지털 마케팅 에이전시(Hill Media Group)를 운영하면서 유튜브 채널 3개(본 채널, 모바일 테크/스마트폰 채널, 카메라 채널), 온라인 강의 등 여러 가지 일을 동시에 병행하고 있으며, 그동안 어떤 기존 도구도 이 모든 것을 관리하기에 충분하지 않았다고 말한다.
• 종이 다이어리부터 노션(Notion)으로 구축한 정교한 시스템까지 시도해봤지만, 노션 시스템은 너무 많은 변수와 필드 때문에 오히려 사용하기 어려워졌고, 정보를 다시 표면으로 끌어올려(resurface) 제때 알려주는 기능이 부족했다.
• 결국 그는 Claude Code를 이용해 자신의 삶 전체를 관리하는 커스텀 대시보드 앱을 직접 만들었으며, 이 영상에서는 그 안에서 프로젝트와 태스크를 어떻게 관리하는지 구체적으로 보여준다.
• 이 앱은 Anthropic AI(Claude)와 OpenAI를 함께 연동해서 쓰고 있으며, 30일간 사용 비용을 다룬 별도 영상도 있다고 언급한다(이 영상에서는 다루지 않음).
• 그는 이 프로젝트의 스펙 문서(spec document)와 전체 코드를 자신의 Substack을 통해 공개하고 있고, 이를 Claude Code에 넣고 자신의 업무 스타일과 원하는 기능을 알려주면 비슷한 시스템을 빠르게 만들 수 있다고 설명한다.
• 핵심 철학은 "정보를 시스템에 넣는 마찰(friction)을 최소화하는 것"과 "아무것도 틈새로 빠지지 않게(nothing falls through the cracks) 제때 다시 알려주는 것" 두 가지다.

2. 근거와 사례 (Evidence & Examples)

정보 입력(캡처) 방법 — 총 6가지

1. 애플워치 단축어: "capture to dashboard"라는 커스텀 단축어를 탭하고 음성으로 태스크를 말하면, 백엔드에서 OpenAI가 오디오를 텍스트로 전사(transcribe)하고, 그 텍스트를 Anthropic AI(Claude)가 파싱해서 제목·마감일·시간·리마인더가 포함된 구체적 태스크로 변환한다. 실제 시연에서 "개인 유튜브 채널용 프로젝트/태스크 매니저 영상을 오늘 오후 5시에 녹화하라"고 말하자 몇 초 만에 해당 정보로 태스크가 생성되고 푸시 알림까지 도착했다. 프로젝트 자동 배정이 가끔 틀릴 수 있어(이번엔 "개인 유튜브 채널"로 정확히 배정되지 않음) 수동으로 수정 가능하다.
2. 아이폰 단축어: 애플워치와 동일한 음성 캡처 기능을 아이폰에서도 사용 가능.
3. 앱 내 마이크 버튼: 아이폰/태블릿/데스크톱 어디서든 마이크를 탭해서 음성으로 입력하며, 애플워치 단축어보다 처리 속도가 더 빠르다. 그는 Siri로 Reminders 앱에 보내거나 Todoist 앱에 음성 입력하는 것보다 이 방식이 훨씬 정확했다고 말한다.
4. 수동 태스크 입력: 태스크 매니저에서 직접 타이핑. 도메인/프로젝트를 지정하지 않으면 인박스(Inbox)로 들어가고 Today 화면에 알림이 뜨며, 정리(triage)하는 데 60초가 채 걸리지 않는다.
5. 자연어 빠른 캡처 단축키: 컴퓨터나 키보드 달린 아이패드에서 맥의 Spotlight(Cmd+Space)처럼 Cmd+J를 누르면 캡처 창이 열리고 자연어로 태스크를 입력할 수 있다.
6. 완전 수동 태스크 생성 페이지: 모든 필드를 직접 선택해서 입력하는 가장 느린 방법이지만, AI를 전혀 사용하지 않으므로 추가 비용이 들지 않는다.

태스크 기능

• 반복 태스크(recurring tasks) 지원 — 예: 아들의 포드 자동차(주행거리 20만 마일 이상) 엔진오일 매월 점검, 냉난방기 필터 6개월마다 교체.
• 우선순위 지정, 메모 추가, 콘텐츠 아이템(예: 특정 유튜브 영상)에 태스크 연결 가능.
• 태스크 페이지는 All(전체) / Today(오늘) / Upcoming(예정) / 날짜 미지정 항목으로 구분된다.
• 인박스는 "아직 처리(분류)되지 않은 항목"을 위한 공간이지 잡동사니 보관함이 아니다 — 그는 인박스를 비우고 모든 태스크를 적절한 프로젝트에 정리해두는 것을 원칙으로 삼는다.

프로젝트(Project) 구조

• 새 프로젝트 생성 시 크게 두 갈래로 나뉜다: Project(업무 관련, 유한한 결과물이 있는 경우)와 Domain(삶의 영역, 예: 집/차고/건강 등 지속되는 영역).
• Project 유형은 다시 두 가지로 나뉜다:
  • 마일스톤/목표일 기반: 예를 들어 클라이언트 웹사이트 제작처럼 중간 마일스톤은 있지만 최종 완료일(target date)이 정해져 있고 끝나면 프로젝트가 종료된다.
  • 월 단위/지속형(리테이너): 매달 같은 업무를 반복 수행하는 계약(retainer) 관계로, 매달 새 프로젝트를 만들 필요 없이 하나의 반복 프로젝트로 관리한다.
• Domain(영역) 프로젝트는 더 단순하며, "life"(삶) 같은 상위 도메인 아래 배치하고 internal/콘텐츠 관련 등 타입과 색상을 지정할 수 있다.
• Project에는 시작일, 목표일, 견적 시간(optimal hours), 계약된 시간(quoted hours) 필드가 있어 시간 추적(time tracking)이 가능하다. 대부분의 프로젝트 관리 툴은 팀 단위 시간 추적에 초점이 맞춰져 있지만, 그는 1인 사업자로서 "더 큰 회사처럼 운영되는 느낌"을 원해서 이 기능을 만들었다.
• 목적은 두 가지: (1) 견적보다 시간을 초과해서 일하지 않도록 스스로를 보호하고, (2) 리테이너 계약에서 초과 사용된 시간(overage)을 매달 집계해서 추가 청구할 수 있도록 하는 것.
• 진행 중인 프로젝트는 상태(active), 색상, 이번 달/지난 달/전체 누적 작업 시간이 표시되며, 클라이언트/연락처(contact)에 연결할 수 있다.

클라이언트 커뮤니케이션 & 이메일 → 태스크 자동 전환

• 클라이언트와의 소통 채널(이메일, 전화, 문자, 소셜미디어 DM 등)을 시스템 안에 최대한 모아두고 싶어했다.
• 새 기능: 클라이언트에게서 받은 이메일을 지정된 캡처 이메일 주소로 전달(forward)하면서 제목(subject)에 "new task"라고 넣어 보내면, 시스템이 이메일 본문을 파싱·요약해서 태스크 제목과 요약 노트를 자동 생성하고 대화(conversation) 피드에 기록한다.
• 실제 시연: 클라이언트 Aaron이 보낸 "Canva newsletter design to Fluent email campaign" 이메일을 전달하자, AI가 자동으로 "Aaron이 Canva에서 링크 등을 포함한 뉴스레터를 디자인해서 Fluent 이메일 캠페인으로 옮길 수 있는지 묻고 있다"는 요약을 생성해 태스크에 붙였다. 프로젝트가 불명확해 인박스로 들어갔고, Hill Media Group 도메인으로 수동 트리아지했다.
• Google Workspace(Gmail) 사용 특성상 이메일마다 고유 URL이 생기므로, 시스템이 "Open in Gmail" 링크를 대화 기록에 저장해준다. 이를 클릭하면 원본 이메일 스레드(첨부파일 포함)로 바로 이동할 수 있어, 다른 태스크 매니저에서는 찾기 힘든 편의 기능이라고 강조한다.

루틴(Routine) — 태스크와 별개의 개념

• 비타민 섭취, 저널 작성 시작/마감처럼 매일 반복하지만 "체크박스 태스크"라기보다 "루틴"으로 다뤄야 하는 항목들을 별도로 관리한다.
• 각 루틴 옆에는 연속 달성 일수(streak)가 표시되고, 체크할 때마다 스트릭이 올라간다.
• 루틴 전용 화면에는 달성률을 보여주는 그래프가 있으며, 특정 구간에서 체크를 깜빡해서 그래프가 하락한 사례를 보여준다.
• 중요한 설계 의도: 어제 날짜로 소급해서 체크하는 기능을 의도적으로 만들지 않았다 — 실제로 하지 않았어도 나중에 체크해버리고 싶은 유혹이 크기 때문이며, 그날 체크를 놓치면 스트릭은 0으로 리셋된다.

어텐션 엔진(Attention Engine) — 이 시스템의 핵심 차별점

• 전통적인 태스크 매니저는 마감일이 되면 알려주고, 이후로는 "얼마나 연체됐는지"만 보여줄 뿐 맥락(context)이 부족하다고 지적한다.
• 그는 프로젝트/태스크뿐 아니라 시스템 전반(도메인 영역, 저널 기록, 루틴 등)을 가로질러 "오랫동안 업데이트되지 않은 것"을 감지해 Today 페이지의 Attention 섹션에 모아 보여주는 기능을 구축했다.
• 시연 시점에 활성 어텐션 항목이 7개 있었으며 예시는 다음과 같다:
  • "Silent client" — 최근 추가한 클라이언트인데 아직 대화 기록이 하나도 없어서 알림에 뜸(무시/해제 가능).
  • 특정 클라이언트에 대해 내일 리뷰(review)가 예정됨 — 각 회사 항목마다 리뷰 주기를 설정할 수 있고, 리뷰는 태스크, 체크리스트, 또는 단순 안부/업데이트 연락일 수 있다.
  • 앞으로 다가올 리뷰들(예: 14일 후)도 표시되는데, 저자는 클라이언트가 늘어나면 목록이 너무 길어질 것을 우려해 "너무 먼 미래의 항목까지는 안 보이도록" 기준을 더 정교하게 튜닝할 계획이라고 말한다.
  • 연체된(overdue) 태스크도 이 영역에 함께 표시된다.
  • People(사람) 섹션에는 클라이언트, 친구, 가족 등 연락처가 있고, 생일이나 기념일이 다가오면 어텐션 영역에 뜬다.
• 궁극적 목표는 Today 페이지가 "매일의 브리핑(daily briefing)" 역할을 해서 그날 알아야 할 모든 것을 한 화면에서 보여주는 것.

3. 구조화된 시사점 (Structured Insights)

• 마찰 최소화가 곧 채택률이다: 태스크를 시스템에 넣는 방법을 애플워치 음성, 폰 음성, 인앱 마이크, 자연어 단축키, 수동 입력, 이메일 전달까지 6가지 경로로 다변화한 것은 "어떤 상황에 있든 캡처가 가능해야 아무것도 놓치지 않는다"는 원칙을 구현한 것이다.
• AI 파싱과 비용 사이의 트레이드오프를 사용자가 선택하게 한다: 완전 수동 입력 경로를 남겨둔 이유는 AI(OpenAI 전사 + Anthropic 파싱) 사용 시 비용이 발생하기 때문 — 저비용/저마찰 옵션과 고편의/유비용 옵션을 공존시키는 설계.
• 범용 프로젝트 관리 툴이 1인 지식노동자에게 맞지 않는 이유: 대부분의 PM 툴은 팀 판매를 노리기 때문에 팀 단위 시간 추적/협업에 최적화돼 있고, 1인 사업자가 여러 클라이언트의 시간·과금을 스스로 통제하려는 니즈는 충족시키지 못한다.
• 알림(reminder)과 어텐션(attention)은 다른 개념이다: 단순 마감 알림은 "언제 늦었는지"만 알려주지만, 어텐션 엔진은 "왜 지금 신경 써야 하는지"의 맥락(예: 클라이언트 소통 공백, 다가오는 리뷰, 정체된 도메인)까지 포함한 능동적 브리핑을 제공한다.
• 소급 체크 금지라는 의도적 마찰(friction): 루틴에서 어제 날짜 체크를 막은 것은 "정직한 데이터"를 지키기 위한 설계 선택으로, 편의성보다 시스템의 신뢰도를 우선시한 사례다.
• 이메일 하나도 하나의 태스크 소스가 될 수 있다: 클라이언트 커뮤니케이션 채널(이메일)을 태스크 생성 트리거이자 컨텍스트 저장소로 통합함으로써, "이 태스크가 왜 생겼는지"를 항상 원본까지 추적 가능하게 만든다.
• 바이브코딩 재사용성: 스펙 문서 + 전체 코드를 공개해 다른 사람이 Claude(Code)에 넣고 자신의 워크플로에 맞게 커스터마이징하도록 유도하는 것은, "완성된 제품"이 아니라 "각자에게 맞는 시스템을 빠르게 만들기 위한 출발점"을 제공하는 접근이다.

4. 실행 포인트 (Action Points)

• 나만의 태스크 캡처 마찰 지도를 그려본다: 지금 상황(이동 중/조용한 곳/키보드 앞/이메일 확인 중)마다 가장 빠르게 기록할 수 있는 입력 경로가 무엇인지 점검하고, 부족한 경로(예: 음성 캡처, 이메일 전달 캡처)를 추가로 만들 것을 고려한다.
• "인박스는 처리 대기 공간이지 보관함이 아니다"라는 원칙을 내 태스크 시스템에도 적용해, 미분류 항목을 정기적으로(예: 매일) 비우는 루틴을 만든다.
• 프로젝트를 "유한한 결과물(마일스톤/목표일)"과 "지속형(리테이너/영역)" 두 가지로 구분해서 관리하는 방식을 검토하고, 특히 클라이언트 업무가 있다면 견적 시간 대비 실제 사용 시간을 추적하는 습관을 들인다.
• 매일 반복하지만 "완료/미완료"보다 "연속성"이 중요한 항목(운동, 저널, 복약 등)은 일반 태스크가 아니라 별도의 루틴/스트릭 트래킹으로 관리하는 것을 고려한다.
• 단순 마감 알림을 넘어서 "얼마나 오래 방치됐는지", "다가오는 리뷰/기념일" 등을 종합적으로 보여주는 나만의 '어텐션 대시보드' 개념을 노션이나 다른 도구에도 적용해볼 수 있는지 검토한다.
• 클라이언트/파트너와의 이메일 소통을 태스크 시스템과 연결하는 방법(전달용 캡처 이메일 주소, 원본 링크 저장 등)을 자신의 워크플로에 적용할 수 있는지 살펴본다.
• Claude Code로 직접 도구를 만드는 것에 관심이 있다면, 이 영상에서 언급된 제라드 힐의 Substack 스펙 문서(무료) 및 GitHub 레포(유료 멤버 대상)를 참고해 자신의 업무 스타일을 설명하는 프롬프트와 함께 커스터마이징을 시작해볼 수 있다.

핵심 요약 (20줄, 완전한 문장으로)

1. 제라드 힐은 디지털 마케팅 에이전시와 유튜브 채널 3개, 온라인 강의 등 여러 일을 동시에 하면서 기존 도구들로는 일이 계속 틈새로 빠져나가는 문제를 겪었다.
2. 그는 종이 다이어리와 노션(Notion) 기반 시스템을 거쳤지만, 노션 시스템은 지나치게 복잡해져서 오히려 사용하기 어려워졌다고 말한다.
3. 결국 Claude Code를 이용해 자신의 삶 전체를 관리하는 커스텀 대시보드 앱을 직접 개발했고, 이 영상에서 프로젝트와 태스크 관리 방식을 상세히 보여준다.
4. 이 앱은 Anthropic AI와 OpenAI를 함께 연동해서 사용하며, 별도 영상에서 30일간 사용 비용도 공개했다고 언급한다.
5. 그는 이 프로젝트의 스펙 문서와 전체 코드를 자신의 Substack을 통해 공개하고 있으며, 이를 Claude Code에 넣어 각자의 업무 스타일에 맞게 커스터마이징할 것을 권장한다.
6. 태스크를 시스템에 입력하는 방법은 총 여섯 가지로, 애플워치 음성 단축어, 아이폰 음성 단축어, 앱 내 마이크, 수동 타이핑, Cmd+J 자연어 빠른 캡처, 완전 수동 입력 페이지가 있다.
7. 애플워치나 앱 마이크로 음성 입력을 하면 OpenAI가 음성을 텍스트로 전사하고 Anthropic AI가 그 텍스트를 파싱해 제목, 마감일, 시간, 리마인더가 포함된 태스크를 자동 생성한다.
8. 완전 수동 입력 페이지는 가장 느리지만 AI를 전혀 쓰지 않아 추가 비용이 발생하지 않는다는 장점이 있다.
9. 태스크에는 반복 설정, 우선순위, 메모, 콘텐츠 아이템 연결 기능이 있으며, 프로젝트가 지정되지 않으면 인박스로 들어가 60초 이내에 정리하도록 유도한다.
10. 프로젝트는 유한한 결과물이 있는 마일스톤/목표일 기반 업무 프로젝트와, 매달 반복되는 리테이너형 프로젝트, 그리고 삶의 영역을 나타내는 도메인 프로젝트로 구분된다.
11. 각 프로젝트에는 시작일, 목표일, 견적 시간, 계약 시간 필드가 있어 시간 추적이 가능하며, 1인 사업자가 스스로 과로를 방지하고 초과 시간을 청구하는 데 활용한다.
12. 새로운 기능으로, 클라이언트에게 받은 이메일을 지정 주소로 전달하면서 제목에 "new task"를 넣으면 시스템이 이메일을 자동 요약해 태스크와 대화 기록으로 만들어준다.
13. Gmail의 이메일별 고유 URL을 활용해 대화 기록에 "Open in Gmail" 링크를 저장하므로, 필요할 때 원본 이메일 스레드와 첨부파일로 바로 돌아갈 수 있다.
14. 태스크 페이지는 전체/오늘/예정/미지정 날짜로 구분되며, 인박스는 아직 분류되지 않은 항목만을 위한 임시 공간으로 운영된다.
15. 비타민 섭취나 저널 작성처럼 매일 반복하는 습관은 일반 태스크가 아니라 별도의 루틴 기능으로 관리하며, 완료 시마다 연속 달성일수(스트릭)가 올라간다.
16. 루틴 화면에는 달성률 그래프가 있고, 의도적으로 어제 날짜를 소급해서 체크할 수 없게 만들어 데이터의 정직성을 지킨다.
17. 이 시스템의 핵심 차별점은 어텐션 엔진으로, 단순한 마감 알림을 넘어 오랫동안 업데이트되지 않은 클라이언트, 다가오는 리뷰, 연체 태스크, 생일과 기념일 등을 Today 페이지에 종합적으로 모아 보여준다.
18. 시연 시점에는 어텐션 항목이 7개 활성화되어 있었고, 아직 대화 기록이 없는 신규 클라이언트나 내일 예정된 리뷰 같은 항목이 예시로 제시되었다.
19. 각 회사(클라이언트) 항목마다 리뷰 주기를 설정할 수 있으며, 리뷰는 태스크, 체크리스트, 또는 단순 연락일 수 있고, 저자는 앞으로 리뷰 표시 기준을 더 정교하게 튜닝할 계획이라고 밝혔다.
20. 결론적으로 Today 페이지를 하루의 종합 브리핑으로 만드는 것이 목표이며, 그는 이 시스템이 자신만을 위해 만들어졌지만 스펙 문서와 코드를 공유해 다른 사람들도 자신의 워크플로에 맞게 응용할 수 있도록 돕고 있다.